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Mails: redactarlos para no comprometerse en juicio.

posted Jun 22, 2012, 1:10 PM by Martín Elizalde   [ updated Jun 22, 2012, 1:51 PM by Gabriel Paradelo ]
Enviar mails con información confidencial de los clientes es riesgoso: cómo redactar avisos legales para proteger la confidencialidad
En su artículo, “Crafting Effective E-Mail Disclaimers”, Joseph Howie describe una situación temible: mandamos un e-mail a un cliente donde señalamos sus vulnerabilidades y lo copiamos inadvertidamente a un tercero.

Por cierto que es un episodio desagradable y que puede traer dificultades a nuestro cliente, para no mencionar nuestra relación con él. La nota se refiere a abogados, pero la necesidad de un aviso de confidencialidad es similar para cualquier usuario. Imaginemos el caso de un laboratorio al remitir resultados médicos por mail a sus pacientes.

No hay dudas que una nota de confidencialidad es un elemento que constituye, al menos, una barrera defensiva: no lea lo que no le está dirigido, y si lo hace, lo que conozca a través de la lectura no es prueba.

Aún así, cuando esa misma nota de confidencialidad se usa para todos los mails, incluyendo los que son personales y evidentemente intrascendentes, su fuerza tiende a disminuir. Y no existen notas  absolutamente eficaces, desde luego.

En nuestra legislación la norma que más se acerca a tratar el tema es la Ley 24.766, que en su artículo 11, párrafo b) contempla sanciones para quien revele información “secreta”. Aún cuando se dictó en 1996, antes del furor del mail, entiendo que es al menos un marco para asirse en caso de dislate digital.

Desde el punto de vista práctico -y esto vale para quienes son abogados y quienes no lo son- el autor del artículo da consejos que me parecen acertados:

  1. Siempre es preferible usar una nota de confidencialidad, de manera rutinaria, que no hacerlo.
  2. Cuando comunique algo que claramente no es confidencial -por ejemplo, el pedido de compras de la oficina- quite la nota de confidencialidad. De este modo Ud. podrá alegar un intento subjetivo de privilegiar, de separar del resto a los mensajes confidenciales.
  3. Explicite en el texto que la nota de confidencialidad es aplicable a quienes Ud. dirigió sin intención el mensaje.
  4. Si un mail es realmente confidencial incluya en la cabecera del texto una frase muy clara que sí lo establezca- las notas de confidencialidad están escritas debajo del texto, de modo que se leen después del párrafo reservado.
  5. Identifique  los destinatarios en el saludo inicial
  6. Sea específico al llenar el casillero de “asunto”. Esto alejará a quienes no tienen que ver con él.
  7. Cuando mencione que el uso del material del mail está prohibido, cite la Ley 24.766. Puede que no sea específicamente el marco legal, pero también es cierto que una prohibición genérica, sin fundamentar, es poco seria.
  8. Incluya en su nota a los archives adjuntos.
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